Directives pour les Tables Rondes et Discussions

Les discussions entre experts peuvent constituer le fait saillant de tout programme de conférence, mais seulement si elles sont bien planifiées. Vous trouverez ci-dessous des directives et des suggestions pour assurer la réussite d’une réunion d’experts.

  • Il y a deux façons différentes d’organiser une table ronde : la première est plus axée sur la présentation, l’autre davantage sur la discussion. Dans une réunion axée sur la présentation, chaque expert a environ 15 minutes pour faire sa présentation. Suit une discussion entre les membres animée par le modérateur, et, finalement, des questions de l’assemblée. Par ailleurs, dans une réunion axée sur la discussion, le modérateur lance le débat en posant une question directement à chaque membre du groupe. Ici, les questions sont déterminées et fournies à l’avance aux experts pour qu’ils aient la chance d’y réfléchir. Le producteur de la conférence vous informera à l’avance du format que prendra votre table ronde.
  • Le rôle du modérateur de la table ronde est primordial. Il doit organiser la discussion et voir à ce que chaque panéliste soit bien préparé. Le jour de la conférence, le modérateur agira comme «garde-temps» et verra à ce que chaque expert ait une part équitable du temps pour s’exprimer. De plus, le modérateur doit avoir préparé des questions pour les experts au cas où les questions des délégués se feraient attendre.
  • Il est très important que le modérateur et les experts coordonnent la séance avant la conférence. De cette façon, tous les thèmes mentionnés dans votre table ronde sur a brochure sont couverts, en évitant un chevauchement. Si vous désirez de l’aide pour coordonner une réunion pré-conférence ou une conférence téléphonique, nous sommes à votre disposition. Vous trouverez aussi une liste des conférenciers dans cette enveloppe, si vous préférez contacter vos collègues directement.
  • Quel que soit le format de votre table ronde, il est essentiel que chaque membre sache exactement combien de temps il a pour faire sa présentation. Évidemment, il est impossible de faire une présentation complète en 15 minutes; vous devez donc choisir judicieusement les points à couvrir.
  • Il est également très important que tous les experts préparent des documents écrits, peu importe le format de la discussion. Ces documents peuvent prendre la forme d’un court article narratif, d’acétates ou d’une présentation PowerPoint ou même d’une liste de 10 principaux conseils. Ces documents de présentation sont requis au plus tard trois semaines avant la conférence.